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| Para finalizar ejercicio de Veeduría Ciudadana se hace un Acta con un breve informe de las actividades realizadas y observadas. Foto: freepik.com |
El ACTA DE CIERRE DE LA VEEDURÍA CIUDADANA tiene la misma forma o estructura del Acta de Apertura de Veeduría Ciudadana pero cambia el orden del día y se adicionan evidencias de lo visto en este ejercicio de participación ciudadana.
El primer párrafo identifica hora, fecha, lugar (físico o virtual), nombres (identificación y correo electrónico) de los veedores, el numero de la resolución de reconocimiento de la veeduría por parte de la Personería Municipal, etc.
Ejemplo: "Siendo las 9:00 horas del miércoles 3 de agosto de 2022, se reunieron los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, relacionados a continuación, con el objeto de realizar cierre a la veeduría ciudadana correspondiente a la Resolución # xx-xxx del año xxx. Los veedores ciudadanos se relacionan a continuación:..."
El segundo párrafo señala el orden del día de la reunión. Ejemplo: "ORDEN DEL DÍA: 1-Llamado a lista y verificación del quorum. 2- Lectura y aprobación del orden del día. 3-Objeto de la asamblea. 4-Actividades realizadas por la veeduría. 5-Observaciones, Proposiciones y varios. 6-Clausura de la asamblea".
El tercer párrafo lleva el subtítulo "Desarrollo de la Asamblea" y describe en párrafos separados cada uno de los puntos del orden del día. A diferencia del acta de constitución: El objeto de la asamblea es el cierre definitivo (o cierre parcial) de la Veeduría Ciudadana.
En el desarrollo del numeral 4 del acta de cierre es importante narrar las actividades hechas por la veeduría. Aquí se deben señalar los planes de acción de la participación ciudadana de la agencia estatal visitada durante los años 2020 y 2021 y se consultaron datos de presupuesto e informes.
Por ejemplo: "En fecha xxx se realizó el estudio de los documentos disponibles de forma virtual en la pagina de la entidad ..." También, se deben mencionar las consultas por correo electrónico anexando copia de los mismos y de las respuestas, de las llamadas telefónicas indicando hora y fecha de quien atendió la misma. Mencionar si se concertaron reuniones.
En el numeral 5, se deben consignar las observaciones y temas que quedaron pendientes de aclaración. Se pueden escribir interrogantes, pero la veeduría ciudadana no aprueba, no desaprueba, no juzga.
La veeduría ciudadana puede consignar, por ejemplo: "La presente veeduría al dar por finalizado el proceso no plantea observaciones; independientemente de las verificaciones que desarrollen por las entidades correspondientes".
En caso contrario, se puede escribir por ejemplo: "La presente veeduría al dar por finalizado el proceso plantea las observaciones o interrogantes que se enuncian a continuación: A. No se entiende por qué no se registran todos los documentos de las diversas etapas del proceso...", etcétera. En este espacio se deben relacionar los anexos correspondientes e incluirlos como parte del acta de cierre de veeduría.
Al final se reitera el cierre de la Veeduría Ciudadana No. xxx y deberá llevar las firmas de los veedores.
¿Qué hacer con el Acta de Cierre de la Veeduría Ciudadana?
Una vez se tenga elaborado este documento se puede seguir uno de los siguientes caminos:
1-Remitirla como anexo a una Queja ante Personería de Bogotá anexando la misma acta; (Peticiones y Denuncias a otras entidades-Requerimiento ciudadano; Entidad del Distrito Capital: Sin dato).
2- Remitirla como anexo a una Queja ante Procuraduría General de la Nación anexando la misma acta; (Queja sobre contratación entidad OTRA; Anónimo):
3- Remitirla como anexo a una Queja ante la Contraloría General o Contraloría Departamental o Contraloría de Bogotá, según el nivel de la entidad estatal del contrato visto en la veeduría, anexando la misma acta. La queja puede ser presentada como anónimo o como ciudadano registrado:
Contraloría Genral:
Contraloría Distrital:
De esta manera se completa el ciclo de la veeduría ciudadana.
Importante: Si los ciudadanos interesados en el ejercicio de control ciudadano desean seguir ejerciendo sus derechos constitucionales, se podría solicitar un debate de control político ante los diferentes cuerpos de representación popular: Senado, Congreso de la República, Asamblea Departamental, Concejo Municipal o Junta Administradora Local, según el caso.
Elaborando el acta de cierre de la veeduría ciudadana.
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